Procedura di segnalazione di Gruppo Whistleblowing

Strumento funzionale all’attività di compliance e controllo interno, oltre che alla prevenzione del rischio, è la procedura Whistleblowing di Gruppo utilizzata per segnalazioni relative a eventuali casi di corruzione/violazione di principi e/o precetti del Codice Etico – incluse ovviamente le Pari Opportunità - norme e regolamenti.

La Procedura – comunicata a tutti i dipendenti in lingua locale - disciplina le modalità di segnalazione di violazioni, sospette violazioni e induzioni a violazioni in materia di leggi e regolamenti, principi sanciti nel Codice Etico, principi di controllo interno, norme e procedure aziendali o qualsiasi altro comportamento commissivo o omissivo che possa determinare in modo diretto o indiretto un danno economicopatrimoniale, o anche di immagine, per il Gruppo e/o le sue società.

La norma incoraggia in modo esplicito i dipendenti che siano a conoscenza di potenziali o reali situazioni di violazione a darne immediata informativa – anche anonima - all’Azienda, con la garanzia di essere assolutamente tutelati da massima confidenzialità e di non subire ritorsioni di alcun genere.

Le segnalazioni possono riguardare amministratori, sindaci, management, dipendenti dell’Azienda e, in generale, tutti coloro che operano in Italia e all’estero per Pirelli ovvero intrattengono relazioni di affari con il Gruppo. Sono inclusi partner, clienti, fornitori,consulenti, collaboratori, società di revisione, istituzioni ed enti pubblici.

Una casella e-mail e numeri di telefono/fax, messi a disposizione di chi volesse procedere con una segnalazione, sono gestiti centralmente dalla funzione indipendente Internal Audit e valgono per tutte le Affiliate del Gruppo.

La Direzione Internal Audit di Gruppo a sua volta ha il compito di:

  • predisporre, gestire e aggiornare gli indirizzi per l’invio delle comunicazioni; ricevere, registrare e analizzare le segnalazioni pervenute; coinvolgere le funzioni aziendali ritenute competenti per le necessarie attività di accertamento, interessando gli organi di controllo competenti in relazione a fattispecie su cui esiste un presidio specifico (per le società di diritto italiano: Collegio Sindacale, Organismi di Vigilanza per i reati ex D.Lgs 231/01);
  • programmare piani di azione specifici;
  • assicurare la tracciabilità e la conservazione della documentazione per cinque anni dalla data di chiusura delle attività di verifica;
  • relazionare su base trimestrale il Comitato per il controllo interno di Pirelli & C S.p.A. circa le segnalazioni ricevute e le azioni in corso.

In caso di accertata fondatezza della segnalazione, l’Azienda adotterà gli opportuni provvedimenti disciplinari e le opportune azioni legali a tutela della società s tessa e del Gruppo.

La procedura Whistleblowing a febbraio 2012 è in corso di revisione ed aggiornamento al fine di efficentare ulteriormente il processo di segnalazioni. Tale procedura, una volta perfezionata nel 2012, sarà adeguatamente comunicata al personale Pirelli.

Nel corso del 2011 la procedura Whistleblowing è stata attivata due volte, nello specifico in un caso in forma anonima, su presunti comportamenti in violazione di norme e procedure della società con particolare riferimento alle regole interne che governano i processi di politiche retributive e di acquisto secondo principi di correttezza e trasparenza. Le analisi svolte dall’Internal Audit di Gruppo relativamente alla segnalazione anonima non hanno evidenziato comportamenti tali da ritenere fondate le circostanze indicate nella suddetta segnalazione. L’altra segnalazione a fine 2011 è in corso di investigazione.